Las cifras de Eurostat son elocuentes. Sólo el 31% de las empresas españolas disponen de redes informáticas internas e intranets. Un dato alarmante, teniendo en cuenta que las intranets aceleran la productividad de una empresa y suponen un notable ahorro de costes. Uno de los motivos de este retraso es el desconocimiento de las posibilidades que ofrecen las intranets.

El error de concepto: ¿Para qué sirve una intranet?

Existe una percepción equivocada de qué es una intranet y para qué sirve. El planteamiento más tradicional de una intranet lo asimila a una herramienta de comunicación interna para el personal de la empresa.

La empresa necesita comunicarse con el personal y, cuando la plantilla es grande, las intranets juegan un papel clave en la difusión de la información: calendarios laborales, políticas de empresa, objetivos de negocio, noticias…Este planteamiento es válido sólo para las grandes empresas, por eso el grueso de las empresas españolas que tienen intranets son las de mayor envergadura.

Sin embargo, se trata de un enfoque desfasado. Una intranet no es más que la aplicación de los principios de Internet en un entorno más reducido y limitado -puesto que sólo un número reducido de usuarios podrán acceder a la intranet-. Hasta hace unos años Internet era, en lo esencial, una forma de acceder a la  información.  Y esa información era volcada en el espacio web por los editores (propietarios o gestores de páginas web).

 Ahora bien, desde hace unos años, este enfoque de la información en Internet, también llamado 1.0, ha evolucionado hacia la interactividad o web 2.0, donde los editores han perdido relevancia frente a los usuarios de las páginas, que son quienes generan los contenidos informativos (self generated contents). Internet se convierte rápidamente en un conjunto de herramientas que permiten a los usuarios interactuar y publicar sus propios contenidos.

Por tanto, los principios que rigen Internet han cambiado y con ellos también la definición de una intranet. La pregunta que debe hacerse una empresa no es si genera suficiente información interna para justificar una intranet, sino si Internet puede apoyar la gestión interna de la empresa. En la mayor parte de los casos la respuesta será afirmativa, sean grandes o pequeñas.

 Informar al personal es sólo uno de los objetivos de una intranet. Las intranets deben cumplir además una doble función: crear un espacio de diálogo para el personal y proporcionar herramientas de trabajo que mejoren su productividad.

 Un espacio de diálogo para el personal

 Todas las empresas que tienen intranets han incorporado foros donde el personal puede comunicarse y hacer comentarios libremente. Así se cubre la laguna de la comunicación en sentido inverso: desde el personal a la empresa. Pero los foros no incentivan al personal a expresar sus opiniones, ni hacer reflexiones.

La información en sentido inverso merece mayor atención. Los empleados únicamente tendrán incentivo a participar, si saben que sus comentarios serán escuchados y tendrán alguna utilidad. Cuántas veces se pierde el incentivo a aportar a la empresa, porque toda la información queda en el superior inmediato y éste, o no quiere revelarla, o hace suya la aportación. Las intranets pueden vencer este problema y hacer que las reflexiones de los empleados sean escuchadas y leídas por toda la jerarquía de la empresa.

Conviene estructurar por canales el tipo de información que genera el personal. No es lo mismo una experiencia positiva en una venta que pueda ayudar a otros comerciales, que una reflexión de cómo mejorar la política comercial de la empresa.  En un segundo nivel, el diseñador debe también estructurar los canales en función de a quién va dirigida esa información, creando canales profesionales, personales, públicos o confidenciales.

En definitiva, los foros son una forma pobre y desfasada de abordar los contenidos generados por el personal. Tanto énfasis merece en el diseño de una intranet la estructuración de los canales para que la empresa informe al personal, como los canales para que el personal informe a la empresa.

Las herramientas de una intranet

El segundo objetivo de una intranet, debe ser proporcionar a los empleados herramientas informáticas para mejorar su productividad. Las posibilidades en este terreno con infinitas. Cada empresa es un caso diferente, por ello conviene huir de los productos prediseñados y desarrollar soluciones a medida. La mejor decisión en la contratación es seleccionar una empresa que conozca a fondo las posibilidades que ofrece en la actualidad Internet y sepa aplicarlas a la realidad de la empresa del cliente.

Una empresa con un modelo comercial basado en agentes, puede construir una intranet donde los éstos puedan consultar en tiempo real un catálogo actualizado de productos, que también puedan mostrar en sus reuniones comerciales, y que permita un feed back de sus experiencias para ser capitalizado por el resto de la empresa.

Las intranets permiten, asimismo, crear espacios de trabajo común (workspaces). Es posible organizar páginas que los empleados de un grupo de trabajo o de un departamento nutren de contenidos y pueden editar fácilmente (wikis). En estas páginas  de acceso restringido a una parte del personal se pueden publicar textos, documentos, videos, fotografías…

O quizás los empleados, en su venta presencial o telefónica puedan dar entrada a un posible cliente en una sala de reuniones virtual donde hacer una presentación del producto que están vendiendo…El abanico de posibilidades es enorme y con un estudio preliminar detallado, la productividad de la empresa siempre saldrá reforzada.

El coste beneficio de las intranets

¿Cuánto cuesta una intranet y cuánto cuesta mantenerla? En este punto se atascan la mayor parte de las empresas. La inversión en una intranet depende de las funcionalidades que incorpore. Pero cualquier inversión, si está bien planteada, se amortizará rápidamente con mejoras en la productividad.

Respecto al coste del mantenimiento. Empresas como Publica Digital (www.PublicaDigital.com) ofrecen el servicio de mantenimiento de intranets desde 80 euros al mes, evitando a la empresa tener que dedicar recursos in home al mantenimiento de la misma.