En los últimos diez años, el mercado de soluciones de gestión empresarial ha vivido una vertiginosa carrera de adquisiciones, fusiones e integraciones.

Como consecuencia, los proveedores deben integrar en su oferta las diferentes aplicaciones adquiridas, diseñadas inicialmente para otro tipo de usuarios y con una arquitectura tecnológica distinta.

A pesar de la estandarización que hoy en día caracteriza a los sistemas ERP y CRM, la mayoría de las veces un proveedor no termina de asimilar una compra cuando realiza otra, a la par que debe seguir proporcionando soporte a toda su base instalada.

Así, mientras en algunas ocasiones se opta por resolver rápidamente las posibles deficiencias en la integración de funcionalidades, otras veces se ofrece un producto más o menos estándar que después suele sufrir un sinfín modificaciones al desplegarse en casa del cliente.

Como resultado, el usuario final se encuentra con múltiples barreras para poder gestionar y analizar la información, de manera adecuada y eficiente, en cada área de negocio de su organización.

Es decir, la mayoría de soluciones de gestión empresarial han ido perdiendo enfoque, y atienden únicamente a la funcionalidad y capacidad de respuesta, sin tener en cuenta su facilidad de uso y productividad.

Recuperando enfoque

El objetivo principal de implementar un software empresarial es simplificar el funcionamiento de los procesos de gestión con el fin de facilitar la toma de decisiones.

Para ello, es necesario que las aplicaciones de gestión se centren en el concepto de usabilidad, entendido como la mayor facilidad de uso y productividad para ayudar a los empleados de la organización.

Mejorar la usabilidad aporta una diferencia real sobre los beneficios de la compañía, ya que los trabajadores son más eficientes y productivos cuando el trabajo a desempeñar resulta más sencillo.

Sin embargo, según un reciente estudio elaborado por IFS mediante encuestas a más de 1.000 profesionales de sistemas de gestión empresarial de distintos sectores, las aplicaciones de gestión son difíciles de usar.

La mayoría (91 por ciento) considera que los procesos más sencillos no implican muchas complicaciones, pero que para las funciones avanzadas necesitan formación específica. Sólo 1 de cada 5 aplicaciones empresariales citadas se considera fácil de utilizar.

¿Qué significa software útil?

Preguntados acerca del término usabilidad, un 49 por ciento de los encuestados afirma que un software útil es el que más ayuda a realizar el trabajo y lo hace de forma más rápida, mientras no tener que leer el manual es la opción elegida por el 30 por ciento.

Además, hay tres causas principales por las que se pierde tiempo al utilizar un ERP o CRM. El principal motivo, según el 20 por ciento de los encuestados, es tener que aprender a utilizar los diferentes módulos y aplicaciones, mientras trabajar con sistemas y módulos sin coherencia representa la segunda causa.

Sin olvidar que un 19 por ciento identifica la búsqueda de información dentro del sistema como la mayor frustración, y 14 de cada cien observa una navegación deficiente a través de los procesos de negocio.

Por contra, las aplicaciones de negocio diseñadas mediante componentes que incorporan elementos como búsquedas, networking o una navegación similar a la de la web, son las más demandadas por los usuarios.

Otro ejemplo de buena usabilidad consiste en facilitar al usuario herramientas ya conocidas, como puede ser la función de búsquedas al estilo ‘Google’ o la generación de informes y análisis de datos mediante una interfaz gráfica Microsoft Excel embebida en el sistema.

De esta forma, cuando no existen grandes diferencias en la funcionalidad que ofrecen los tres o cuatro mayores proveedores de soluciones de gestión empresarial, la usabilidad del software es el factor diferenciador clave entre todas las ofertas.

Estaríamos ante un nuevo paradigma a tener en cuenta en las aplicaciones de gestión ya que la usabilidad marcaría la diferencia entre adquirir un software diseñado para gestionar todas las áreas de negocio y ser inmediatamente productivo, o por el contrario, elegir otro, resultado de diferentes adquisiciones para cubrir las necesidades de un mercado en evolución, y tener que invertir más tiempo y dinero en modificaciones y formación adicional. El usuario elige.